Radu CIMPONERIU – Consultant MICE, Director General al CongrExpo Service

 

“- Alo, bună ziua! Vă ocupați de organizarea de conferințe?

– Bună ziua! Da, cu asta ne ocupăm… Vă putem fi de folos cu ceva?

– Da, vrem să organizăm și noi o conferință. De fapt, un seminar. Dar să fie undeva, la munte, ca să putem juca și pentbol, că facem timbilding.

– Câte persoane, câte zile, ce structură de cazare, câte săli de conferință, ce echipamente și în ce perioadă doriți să organizați evenimentul?

– Aaa… păi vreo 10 -12 o să fim, în luna iunie… restul… nu știu și nici nu e așa de important. Dar domnul director a spus să avem piscină și discotecă, neapărat. Și ateveuri.

– Piscina să fie olimpică?

– Poate să fie oricum, numai să fie și să aibă jacuți. Cât ne costă?”

“- Alo, bună ziua! Sunteți firma care organizează conferințe?

– Da, într-adevăr…

– Ne puteți organiza și nouă o nuntă? ”

Îmi vine greu să cred că nu vă sună familiar asemenea dialoguri. Mai ales acelora dintre dumneavoastră care lucrează de multă vreme în organizarea reuniunilor, conferințelor, expozițiilor sau a programelor motivaționale. Adică în domeniul MICE (Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions). Sau în “industria MICE”.

I se spune în multe feluri, însă diversele denumiri care sunt folosite pentru a defini această activitate nu sunt, uneori, în concordanță cu realitatea. Turism de conferințe, turism de evenimente, turism de afaceri, industria reuniunilor, industria evenimentelor, industria MICE…

Dar despre definiții și terminologie o să povestim cu altă ocazie.

Acum, aș vrea să îmi exprim doar câteva puncte de vedere, despre felul cum arată această industrie în România.

Ei, bine, DA, avem o industrie MICE în România! Așa ar spune orice optimist, care vede doar partea plină a paharului. Vestea bună este că există o parte plină a paharului, reprezentată de investițiile importante pe care operatorii din domeniu le-au făcut în ultimii ani, în săli de conferințe, echipamente, software specializat, dotări și mobilier sau de conștientizarea faptului că industria reuniunilor chiar este o activitate profitabilă (cea mai profitabilă activitate turistică, dupa cum zic specialiștii), ori de eforturile de cristalizare structurală a domeniului (izolate, timide, dar existente)… Mai putem bifa și impactul pozitiv pe care l-a avut asupra domeniului organizarea în țara noastră a unor evenimente internaționale importante, precum și faptul că autoritatea de turism, precum și câteva autorități ale administrației locale, au înțeles, de o vreme încoace, importanța susținerii și derulării unor acțiuni de promovare a României ca destinație MICE.

În partea goală a paharului zburdă câteva slăbiciuni și nerealizări, unele direct imputabile actorilor de pe piața MICE românească, altele generate de probleme de sistem sau de conjuncturi economice ori politice nefavorabile. Nu sunt foarte multe, dar sunt mai «greu de ucis» chiar decât binecunoscutul personaj cinematografic. Deși încă subzistă, celebrele expresii «Las’ că merge și așa», «Ne descurcăm noi cumva, ce, noi suntem mai fraieri?», «Lasă dom’le, că știm și noi de astea»… etc, etc… își pierd din ce în ce mai mult caracterul de panaceu pentru că, în industria MICE, nici nu prea «merge și așa», nici nu ne putem «descurca» dacă nu suntem profesioniști și se dovedește că nici nu prea «le știm noi pe toate». Ca să nu mai vorbesc despre capra vecinului, subiect perpetuu și perfect aplicabil în tânăra noastră industrie MICE. Chestiunea tristă e că noi ne alegem cu o sumedenie de capre decedate (unele dintre ele, moarte înainte de a se naște), în vreme ce pe alte plaiuri, caprele învecinate merg la păscut împreună, iar stăpânii lor profită, TOȚI, de pe urma produselor obținute în urma asocierii. Cele afirmate mai sus pot să pară idilice sau utopice dar – ce să vezi? – chiar se întâmplă. Au și nume: li se spune Conventions (and Visitors) Bureaux.

Dar astea sunt doar aparențe rezolvabile, ar putea spune, din nou, un optimist. Din păcate, nu sunt doar aparențe, ci comportamente cu rădăcini foarte adânci. Într-adevăr, sunt rezolvabile, dar nu de la sine și nu peste noapte.

În urmă cu aproape 20 de ani, când făceam primii pași în industria reuniunilor, m-a surprins înverșunarea cu care domeniul era revendicat de către diferite ramuri… Turismul susținea că MICE este, fără dubiu, o parte din propria-i structură, pentru că – nu-i așa? – nu poate exista reuniune fără cazare, masă, transport și la urma urmei, este o deplasare a unor persoane la o anumită distanță față de locul lor de reședință, în scopul de a întâlni alte persoane… deci e turism. Specialiștii în PR și Comunicare trăgeau spuza pe turta lor, aducând ca argument faptul că scopul reuniunilor este acela de a comunica idei, de a împărtăși experiențe, de a transmite mesaje. Prin urmare, MICE aparține PR-ului. Și ca să nu fie deajuns, agențiile de publicitate, mai ales cele cu departamente BTL, erau consensuale asupra ideii că MICE nu poate aparține decât advertising-ului, din nenumărate motive. Oare înțeleptul rege Solomon cui ar fi dat dreptate?

Pentru că, la acea vreme, nu puteam fi bănuit de înțelepciune – cum nu pot fi bănuit nici acum – am considerat că fiecare avea bucățica lui de dreptate, dar niciunul în totalitate. De fapt, toți erau și sunt părți componente ale industriei MICE. Și nu doar ei, ci și centrele de conferințe, furnizorii de echipamente tehnice, interpreții și traducătorii, companiile de catering, firmele care asigură aranjamentele florale, tipografiile, mass-media, constructorii de standuri expoziționale, transportatori de diverse tipuri, muzee, universități, firme de producție publicitară și mulți alții. Lipsește cineva important din enumerare? Evident că da. Organizatorul profesionist de conferințe, cel care este integratorul tuturor serviciilor necesare evenimentului.

Parcă, privită din acest unghi, industria MICE nu mai aparține nici turismului, nici PR-ului, nici publicității… ci este o industrie de-sine-stătătoare. Și nu una oarecare, ci o “industrie a serviciilor”, aducătoare de mari beneficii pentru țările, comunitățile și companiile care știu să trateze această activitate cu seriozitate și profesionalism.

Despre banii care se vehiculează în industria MICE vă voi detalia cu altă ocazie. Acum doar câteva indicii: un participant obișnuit la o conferință aduce în țara gazdă de peste 3 ori mai mulți bani pe zi decât un turist obișnuit; există pe mapamond conferințe sau congrese care au bugete mai mari decât tot bugetul anual de promovare turistică a României; există comunități locale care trăiesc aproape exclusiv din beneficiile industriei MICE; conform statisticilor, peste 70% din veniturile hotelurilor bucureștene provin din MICE. Interesant și incitant domeniu….

Despre beneficiile de imagine și despre efectul multiplicator benefic (sau nu) al reuniunilor internaționale avem a povesti într-un articol viitor.

Am convingerea că dumneavoastră, cei care citiți aceste rânduri, v-ați aflat de multe ori de o parte sau de alta a desk-ului de înregistrare la o conferintă, la un congres ori la o expoziție, în România sau pe alte meridiane ale globului. Vă propun să folosim generoasa inițiativă a publicației Travel Advisor, de a insera cu regularitate în aparițiile sale un segment destinat MICE, pentru a răspunde împreună la întrebări care își așteaptă de prea multă vreme răspunsul, pentru a sugera sau propune noi metode de profesionalizare a domeniului MICE în România, în beneficiul tuturor celor implicați în această activitate.

În ceea ce mă privește, mi-am asumat o continuare a exprimării opiniilor personale și profesionale și am enunțat direct sau nuanțat posibile noi teme de dezbatere. La acestea mai pot fi adăugate multe altele…De la întrebări de genul “cum ieșim din aparenta izolare internațională?” sau “cum poți simți că o achiziție publică pentru organizarea unui eveniment este «aranjată»?”, până la probleme de pregătire profesională solidă și necesară, atât în ceea ce îi privește pe cei care lucrează în domeniu, cât și pe cei care sunt beneficiarii acestei activități, fie ei reprezentanți ai autorităților publice sau ai sectorului privat.

Sunt foarte multe lucruri de spus despre industria reuniunilor. Dar sunt și mai multe lucruri de gândit și de făcut.

Pentru moment, las la alegerea dumneavoastră dacă ștergeți sau păstrați paranteza din titlul acestui articol. Orice decizie ați lua, mi-ar plăcea să vă cunosc argumentele.